Entsprechend den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§ 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen - VwVfG NRW) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Entsprechendes gilt im Privatrecht (§ 126a BGB).
Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) im Sinne des § 3 a VwVfG NRW zur Verwaltung der Gemeinde Engelskirchen für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten sowie des öffentlichen Rechts und der Gemeindeverwaltung ist eröffnet.
Rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente können über die von der Gemeinde Engelskirchen betriebene Virtuelle Poststelle (VPS) elektronisch an die Gemeindeverwaltung gesandt werden. Die in vielen Verwaltungsverfahren benötigte eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch die „ qualifizierte elektronische Signatur" ersetzt.
Signierte Mitteilungen und Dokumente werden grundsätzlich angenommen und ein Verfahren eröffnet. Das Verfahren wird in den gesetzlich definierten Fällen digital weitergeführt. In anderen Fällen kann die verwaltungsseitige Kommunikation auch schriftlich erfolgen.
Die Amtssprache ist Deutsch.
Die Gesamtgröße der eingehenden EMails ist auf 10 MB begrenzt. Größere EMails werden automatisch abgelehnt.
In vielen Fällen kann eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform durch die sogenannte „elektronische Form" ersetzt werden. Hierfür ist es erforderlich, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sein muss.
Zurzeit können Signaturen folgender Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) von der Gemeinde Engelskirchen auf Echtheit und Gültigkeit geprüft werden:
- S-Trust
- DATEV eG
- D-Trust
- TeleSec
- TC TrustCenter
- Deutsche Post Com
Es wird um Verständnis dafür gebeten, dass derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht zugelassen werden können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!
Sofern Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie -wie bisher - auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.
Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Gemeindeverwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Gemeindeverwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.
Bei der elektronischen Kommunikation mit der Gemeinde Engelskirchen können folgende Dateiformate verarbeitet werden:
- PDF
- DOC DOCX bis Office2010 (Microsoft Word)
- XLS XLSX bis Office2010 (Microsoft Excel)
- PPT PPTX bis Office2010 (Microsoft Power Point)
- Textformate TXT, RTF (Rich Text Format)
Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Gemeindeverwaltung zulässig; insbesondere sind die Austauschformate für Grafiken (Raster- und Vektorformate, ZIP- und JPEG-Dateien) individuell mit den jeweiligen Fachbereichen abzustimmen.
Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre Mail nicht bearbeitet werden. Im Bedarfsfall wird diese Liste aktualisiert.
Ist Ihre E-Mail an die o. a. VPS nicht verarbeitbar, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dies kann z. B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen begründet sein.
Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Gemeinde Engelskirchen. Sie gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderen Behörden oder Institutionen.
Sollten Sie Fragen zur Verschlüsselung und elektronischen Signatur haben, wenden Sie sich bitte an: Herrn Harald Prehn.
